¿Cómo se documentan las actuaciones inspectoras?

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Las actuaciones de la Inspección de los Tributos, en la medida en que hayan de tener alguna trascendencia económica para los contribuyentes, se documentan en diligencias, comunicaciones, actas previas o definitivas y, también, en informes.

Las comunicaciones son los medios documentales a través de los que la Inspección de los Tributos se relaciona, unilateralmente, con cualquier persona para poner en conocimiento de los interesados determinados hechos o circunstancias o formular los requerimientos pertinentes (así, por ejemplo, la comunicación de inicio de las actuaciones inspectoras).
Las diligencias son documentos que extiende la Inspección para hacer constar hechos o circunstancias relevantes y las manifestaciones de la persona o personas frente a las que actúa. Las diligencias no contienen propuestas de liquidación, aunque normalmente sirven como documento preparatorio de la misma y deben siempre extenderse por duplicado y entregarse una copia al interesado. Si éste se niega a recibirla y/o a firmarla, se le remite con posterioridad, haciéndose constar esta circunstancia.
Los elementos de los hechos imponibles o de su valoración y los demás que determinan la cuantía de las cuotas, aunque de momento no generen liquidación tributaria alguna, deben, al igual que los resultados de las actuaciones de obtención de información, hacerse constar en diligencia (su omisión puede, en determinados supuestos, suponer la anulación de las actuaciones).

Los informes son documentos en los que se fundamenta o aclara el contenido del acta o la propuesta que formula la Inspección como resultado de las actuaciones realizadas en el ejercicio de sus funciones. Así, por ejemplo, es preceptiva la emisión de informe, entre otros, en los siguientes supuestos:

a) Para complementar las actas de disconformidad.
b) Para promover expediente de fraude de Ley.
c) Cuando resulte aplicable el régimen de estimación indirecta de bases.
d) Para solicitar información de movimientos de cuentas u operaciones bancarias.
e) En la remisión de expedientes de delito fiscal.
Las actas constituyen, sin duda, el documento de mayor trascendencia para el contribuyente, puesto que, en las mismas, la Inspección de los Tributos refleja el resultado de sus actuaciones de comprobación e investigación y además incorpora una propuesta de liquidación, al objeto de regularizar, en su caso, la situación tributaria del contribuyente. Tienen, al igual que las diligencias, el valor probatorio de los documentos públicos.

Las actas, además del lugar y fecha de su emisión, la identificación y firma de los actuarios, sujeto pasivo y, en su caso, representante, deben consignar los siguientes datos:

a) Los elementos esenciales del hecho imponible y de su atribución al sujeto pasivo, con expresión de los hechos o circunstancias, con trascendencia tributaria, que hayan resultado de las actuaciones o referencia a las diligencias donde se hayan hecho constar.

b) En su caso, la regularización que los actuarios estimen procedente, las infracciones que aprecien, los intereses de demora y sanciones aplicables, especificando los criterios para su graduación y el importe de la deuda tributaria del sujeto pasivo.

c) La conformidad o disconformidad del sujeto pasivo.

d) Los trámites del procedimiento que se inicia como consecuencia del acta y, si es de conformidad, los recursos contra el acto de liquidación derivado de aquella (no olvidemos que el acta sólo contiene una propuesta de liquidación, que se practica posteriormente por los órganos gestores).

e) La situación de los libros y registros obligatorios del sujeto pasivo, si éste es empresario o profesional, expresando los defectos advertidos o, por contra, que no se aprecia su existencia.

f) Si de la comprobación no resulta la comisión de infracciones, debe hacerse constar expresamente esta circunstancia.

Las actas se ajustan a modelo oficial y en el IRPF, Impuesto de Sociedades e Impuesto sobre el Patrimonio, se firma un acta por cada periodo impositivo. En los demás tributos, la Inspección puede extender una única acta por todo el periodo comprobado.