Requisitos para la emisión de Factura electrónica

By: Josep Navarro

Requisitos para la emisión de Factura electrónica

Este medio cada vez será mas usual, por tanto no está de mas especificar brevemente algunos de los requisitos necesarios para la emisión de facturas electrónicas. El medio de expedición de la factura electrónica debe garantizar:

- La autenticidad de su origen,

- La integridad de su contenido

- La legibilidad

A estos efectos, se consideran medios de expedición válidos para expedir una factura electrónica los siguientes:

- Firma electrónica avanzada.

- Intercambio electrónico de datos EDI.

- Otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento. A estos efectos, la aceptación podrá ser expresa o tácita. La necesidad de que el destinatario disponga de los conocimientos y equipos necesarios para la recepción de la factura electrónica precisa que esta aceptación expresa o tácita constituya un consentimiento informado, pues necesariamente aquel que estuviera recibiendo las facturas en papel deberá haber tenido que ser previamente informado por ese mismo medio por parte del expedidor de, que a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico.

El consentimiento informado deberá precisar la forma en que una vez aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación. En este sentido, no será suficiente el que el expedidor conozca o solicite una dirección electrónica del destinatario de la factura, o la mera información al mismo de la posibilidad de acceder y recepcionar su factura a través de un portal o buzón electrónico desde el que con conexión a internet pueda descargar o consultar la factura. Será necesaria la constancia expresa (por ejemplo, mediante la remisión expresa de la aceptación o, en su caso, de la no aceptación, de la factura electrónica) o tácita (por ejemplo, mediante la constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición la facturas electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas electrónicas) de que el destinatario ha dado su consentimiento informado a la factura electrónica.

Cabe destacar que la nueva regulación en materia de facturación determina que la presentación de la solicitud de autorización ante la A.E.A.T. para la aplicación de sistemas que garanticen la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas remitidas electrónicamente distintos a la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos (EDI), ha dejado de ser obligatoria y será potestativa para el sujeto pasivo.

La resolución que deba recaer deberá pronunciarse sobre la validación del sistema propuesto por el sujeto pasivo pero sin que su utilización quede subordinada a autorización previa. De esta forma, la denegación de la validación del procedimiento propuesto no obstará a que el sujeto pasivo pueda garantizar la autenticidad del origen y la integridad de la factura electrónica mediante otros controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional que permitan crear una pista de auditoría fiable que ponga de manifiesto la necesaria conexión entre la realidad de la entrega de bienes o prestación de servicios que la factura electrónica documenta.