Las Gestorías deberán conservar únicamente los documentos relativos a sus propias obligaciones tributarias

Analizamos si existe la obligación de conservar por parte de una Gestoría fotocopias de las facturas y otros documentos expedidos por terceros a nombre de sus clientes.

El artículo 165, apartado dos, de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (Boletín Oficial del Estado del 29), dispone que las facturas recibidas, los justificantes contables, las facturas expedidas conforme a lo dispuesto en el apartado anterior y las copias de las demás facturas expedidas deberán conservarse, incluso por medios electrónicos, durante el plazo de prescripción del Impuesto. Esta obligación se podrá cumplir por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo.

El desarrollo reglamentario en materia de conservación de facturas se encuentra regulado en el Título I, Capítulo IV, artículos 19 y siguientes, del Reglamento de facturación, aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre (Boletín Oficial del Estado del 29).

El artículo 19 del citado Reglamento, que regula la obligación de conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos, establece en su apartado 1, lo siguiente:

“1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

Las facturas y documentos sustitutivos recibidos.

Las copias o matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.

Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3, así como sus justificantes contables, en su caso.

Los recibos a que se refiere el artículo 14.1, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a los documentos que se citan en el párrafo c).”

Hay que señalar lo dispuesto en el artículo 25 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, según el cual las disposiciones contenidas en su Título I, en cuyo Capítulo IV se regula la obligación de conservación a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, resultarán aplicables a efectos de cualquier tributo, sin perjuicio de lo establecido por su normativa propia, y por el artículo 26 de dicho Reglamento, que se refiere a las particularidades de facturación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Informe de la Subdirección General de Tributos

El informe de la Subdirección General de Tributos, de la Dirección General de Tributos del Ministerio de Economía y Hacienda, de 11 de octubre de 2006, se establece lo siguiente:

“El artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 18 de diciembre, General Tributaria establece que los obligados tributarios deberán cumplir con:

“e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”.

De acuerdo con el precepto expuesto, la gestoría deberá conservar únicamente los documentos relativos a sus propias obligaciones tributarias y no las fotocopias de las facturas que estén a nombre de sus clientes, que serán los que deban conservarlas”.

En consecuencia, la Gestoría, que en el desarrollo de su actividad de gestoría actúa en nombre de sus clientes frente a terceros, recibiendo de estos las correspondientes facturas y otros documentos a nombre de aquellos, que le sirven de base documental para expedir sus propias facturas, no está obligada a conservar fotocopias de dichos documentos.

No obstante, la normativa tributaria no impide que las fotocopias de dichos documentos puedan ser objeto de conservación por la entidad consultante si así lo considera procedente por razones de su organización administrativa.